Como definir o escopo sem embalsamar o cliente

O sonho de todo gerente de projetos é embalsamar o cliente no momento seguinte à definição de escopo e só tirá-lo dessa situação no dia da homologação do produto. Mas, por que todo cliente tem a péssima mania de mexer no que ele quer, a todo momento? E, para piorar o cenário, todas as alterações no escopo não poderão afetar o prazo de entrega e muito menos os custos do projeto.

Quando falamos desta maneira, parece que o cliente é um ser absolutamente maluco, sem o menor critério, com déficit no seu senso lógico ou com uma análise crítica lastimável (o que, em alguns casos, não deixa de ser verdade).

Dessa maneira, fica muito fácil entender o desejo do Gerente de Projetos em querer embalsamar o cliente. Porém, uma pequena reflexão pode mudar a visão sobre este ‘monstro’ chamado cliente.

O que acontece se cliente e gerente inverterem a posição? (Lembre-se de todos os projetos que já fez onde sua posição era de cliente: projetos de viagens, reformas ou construção de uma casa e aquisição de veículos, isso apenas para lembrar de situações corriqueiras – não vamos lembrar de projetos de casamento e festas nababescas).

Em qualquer projeto, sua elaboração é feita a partir do detalhamento do que se deseja, dentro de um tempo possível de ser cumprido e sempre limitado pela quantidade de dinheiro que se tem para realizá-lo.

Mesmo os mais regrados no controle do que se quer e o que se pode, caem na tentação, depois do início da execução do projeto, de consultar ou procurar informações referentes a projetos semelhantes e ficar inclinado a mudar o planejamento original: trocar o piso frio por madeira, colocar uma cidade a mais em um roteiro a ser visitado… A desculpa é sempre a mesma: é tão pouca a diferença de tempo e dinheiro, por que não fazer? E a tentação das promoções para escolher um veículo com mais opcionais: “alterar poucos reais no valor da prestação não mata ninguém”.

O fato de mudar o escopo original do projeto é absolutamente normal e esperado, afinal projeto é fazer algo que nunca havia sido feito e, em função do seu ineditismo, é totalmente esperado e aceitável que haja mudanças no seu plano original. O que não pode ser aceito é mudar o plano original sem alterar prazo e, principalmente, preço.

Muitos Gerentes de Projetos que estão lendo este artigo estão pensando que este colunista vive em outro mundo, que o mundo real é diferente. Na verdade o que é diferente não é o que descrevemos e sim o modelo de negócio que permeia muitos projetos.

A grande maioria das empresas, especialmente as que vendem projetos de TI, não obtém seus lucros e sua sobrevivência das receitas oriundas dos projetos. Vendê-los é apenas uma maneira de conseguir entrar em um cliente. É comum, inclusive, as empresas apresentarem prejuízos com os projetos.

O objetivo por trás da venda de um projeto barato é conseguir operar o produto oriundo deste. Para ficar mais claro o entendimento: pense em uma construtora de Shopping Center. Ela não está preocupada em ter lucro com o projeto da construção, pois sabe que conseguirá recuperar eventuais prejuízos e ter um excelente lucro conseguindo garantir o contrato para operá-lo.

Para os Gerentes de Projetos que convivem com as mudanças constantes de escopo de projeto, restam, basicamente, duas opções:

1- Trabalhar em empresas que vivem da lucratividade dos projetos que vendem, porque são criteriosas nas negociações de mudanças do escopo;

2- Saber sair dos projetos que são bombas-relógio antes que eles estourem. A explosão nos prazos e custos devido à mudança de escopo e o sacrifício do Gerente de Projetos têm apenas o objetivo de negociar uma compensação com o cliente dos prejuízos causados por ele com as mudanças de escopo e esta compensação normalmente é feita assumindo-se a operação do produto do projeto.

Infelizmente, embalsamar o cliente durante o projeto não é possível, mas sim escolher em qual tipo de empresa você quer trabalhar.

Qual será a sua escolha?

Alberto Marcelo Parada. Professor de MBA na FIAP. Palestrante e articulista, formado em administração de empresas e análise de sistemas, com especializações em gestão de projetos e outsourcing. Experiência de 20 anos ministrando treinamentos na capacitação de executivos, média gerência e níveis operacionais; executivo com mais de 25 anos de experiência em implantação de soluções de TI para grandes empresas.